AI op de werkvloer: wat je als mkb regelt nu Gemini en Siri AI in je tools landen
Gemini werkt nu over Workspace-apps heen, heeft een Windows-app en Apple lanceerde Siri AI. Wat een mkb-bedrijf regelt: beheer, data-afspraken en een korte AI-richtlijn.
AI op de werkvloer komt deze maand niet binnen via een nieuw project, maar via updates van tools die medewerkers al gebruiken. Google maakte Gemini op 9 september tot regisseur over de Workspace-apps, bracht op 11 september een Gemini-app voor Windows uit, en Apple lanceerde op 14 september Siri AI. Voor een mkb-bedrijf is de vraag daarom niet meer óf er met AI wordt gewerkt, maar onder welke afspraken.
AI op de werkvloer is in 2026 vooral een beheervraag: AI-functies staan steeds vaker standaard aan in Google Workspace, op Windows-pc’s en straks op de iPhone. Maak een overzicht van welke functies aanstaan, bepaal in de beheerconsole wie ze mag gebruiken, leg vast welke gegevens er wel en niet in mogen en controleer de verwerkersafspraken met je leveranciers. Houd rekening met beperkingen: de nieuwe Gemini-functies over apps heen werken bij de start alleen in het Engels, en Siri AI is in de EU voorlopig niet beschikbaar op iPhone, iPad en Apple Watch. Voor processen die over meerdere systemen lopen, is een standaardassistent vaak niet genoeg.
Wat er in september veranderde
Gemini werkt over de Workspace-apps heen
Op 9 september 2026 meldde Google op de Workspace Updates-blog dat Gemini kan optreden als orchestrator over Workspace. Vanuit Gmail, Chat of Drive kun je Gemini vragen een opgemaakt Docs-document, Sheets-bestand of Slides-presentatie te maken, onderzoek samen te vatten uit mappen en e-mailthreads, e-mails op te stellen op basis van vergadernotities, een tijdstip te zoeken en een vergadering in te plannen, of een taak aan te maken in Google Tasks.
Een paar details zijn voor bedrijven van belang. De uitrol begon op 2 september en loopt geleidelijk. De functie is beschikbaar in onder meer Business Standard en Plus, Enterprise Standard en Plus, en de consumentenabonnementen Google AI Pro en Ultra. Bij acties met externe communicatie of agenda-afspraken toont Gemini eerst een voorbeeld dat de gebruiker kan bekijken, aanpassen en bevestigen. Google schrijft dat de gegevens niet door mensen worden bekeken of gebruikt om Gemini-modellen te trainen. En: “At launch, this feature will be supported in English only.”
Gemini als app op Windows
Op 11 september volgde de Gemini-desktopapp voor Windows 10 en 11. Met de sneltoets Alt + Spatie haal je Gemini boven je werk, bijvoorbeeld om iets te controleren, samen te vatten met gegevens uit Gmail en Drive, of een afbeelding te maken. De app is beschikbaar voor alle Workspace-klanten, Workspace Individual en persoonlijke Google-accounts. Voor organisaties waar Gemini al aanstaat, staat deze functie standaard aan. Beheerders zetten de app aan of uit via de instellingen voor generatieve AI in de Admin console; medewerkers hebben er zelf geen instelling voor.
Siri AI, maar nog niet in de EU
Apple lanceerde op 14 september Siri AI, een assistent die volgens Apple persoonlijke context begrijpt uit berichten, e-mails en foto’s, weet wat er op het scherm staat en acties in apps kan uitvoeren, zoals een e-mail opstellen of foto’s bewerken en delen. De functies draaien op een nieuwe generatie Apple Foundation Models, die volgens Apple zijn “custom-built in collaboration with Google and its Gemini models”.
Voor Nederlandse bedrijven is vooral de beschikbaarheid relevant. Apple schrijft: “Siri AI will not be available initially in the EU on iOS, iPadOS, and watchOS.” De uitrol start in bèta in het Engels, met Frans, Japans, Koreaans, Portugees en Spaans in oktober; Nederlands noemt Apple niet. Functies die serverrekenkracht gebruiken, hebben daglimieten, en ruimere toegang komt volgens Apple later tegen betaling. Apple Intelligence werkt op de iPhone 15 Pro en Pro Max en op iPhone 16-modellen en nieuwer.
De drie nieuwe vormen van AI op de werkvloer op een rij:
| Nieuwe functie | Wat het doet | Beperking om te weten |
|---|---|---|
| Gemini over Workspace-apps | Documenten maken, onderzoek samenvatten, mails opstellen, vergaderingen plannen | Bij de start alleen Engels; bevestiging vóór externe communicatie |
| Gemini-app voor Windows | Assistent op de pc via Alt + Spatie, met gegevens uit Gmail en Drive | Standaard aan waar Gemini actief is; ook voor persoonlijke accounts |
| Siri AI | Persoonlijke context, schermbewustzijn, acties in apps | In de EU voorlopig niet op iPhone, iPad en Apple Watch; daglimieten |
Waarom AI op de werkvloer nu een beheervraag is
Tot voor kort was AI op de werkvloer iets waar een bedrijf bewust voor koos: een abonnement afsluiten, een pilot starten. Nu verschijnt het in de software die er al is. Dat heeft drie gevolgen.
Functies staan aan zonder dat iemand dat besloot. Bij de Gemini-app voor Windows staat de functie standaard aan voor organisaties waar Gemini al is ingeschakeld. Wie de beheerinstellingen niet bijhoudt, weet niet welke AI-functies medewerkers ter beschikking hebben.
Zakelijk en privé lopen door elkaar. Dezelfde Windows-app werkt ook met persoonlijke Google-accounts. Een medewerker die op een werklaptop met een privéaccount inlogt, valt buiten je beheerinstellingen en buiten de zakelijke voorwaarden van je Workspace-abonnement.
Het tempo ligt bij de leverancier. Siri AI is er in de EU nog niet, maar Apple heeft de functies elders al uitgerold. Afspraken over AI op de werkvloer die je nu maakt, hoef je straks niet onder tijdsdruk te maken.
Het mkb staat bij AI op de werkvloer ook niet aan het begin. Het CBS publiceerde op 16 maart 2026 dat in 2025 13,8 procent van de microbedrijven (2 tot 10 werkzame personen) een of meer AI-technologieën gebruikte, tegenover 29,8 procent van het midden- en kleinbedrijf met 10 tot 250 werkzame personen en 66,2 procent van het grootbedrijf. Die cijfers gaan over 2025, vóór de functies van deze maand. Wat ze vooral laten zien: in veel bedrijven is AI al in gebruik, met of zonder afspraken.
Wat de AI Act en de AVG van je vragen
Gebruik je AI op de werkvloer vooral via een assistent als Gemini voor mails en documenten, dan zijn de AVG en de afspraken met leveranciers het meest direct van belang. Werk je met persoonsgegevens van klanten of medewerkers, dan hoort de AI-leverancier in je verwerkingsregister en controleer je of de verwerkersovereenkomst de AI-functies dekt. Kijk daarbij ook waar gegevens worden verwerkt en hoe lang ze worden bewaard.
Daarnaast is de Europese AI Act in 2026 in beweging geweest. Volgens een onderzoeksnotitie van de Cloud Security Alliance van 1 augustus 2026 is Verordening (EU) 2026/1744 op 27 juli 2026 in werking getreden. Die schuift de deadline voor hoog-risico AI-systemen uit Bijlage III op naar 2 december 2027 en die voor systemen in producten uit Bijlage I naar 2 augustus 2028. De verplichting rond AI-geletterdheid in artikel 4 is afgezwakt: organisaties moeten maatregelen nemen die AI-geletterdheid ondersteunen, in plaats van een bepaald niveau te garanderen. De transparantieverplichtingen uit artikel 50, zoals melden dat iemand met een AI-systeem communiceert en het labelen van synthetische content, gelden sinds 2 augustus 2026.
Wat dit precies voor jouw organisatie betekent, hangt af van hoe je AI inzet. Zet je bijvoorbeeld een AI-chatbot in richting klanten of publiceer je AI-gegenereerde content, lees dan de officiële tekst en laat je voor je eigen situatie adviseren door een jurist. Een korte training over wat wel en niet kan met AI op de werkvloer, is hoe dan ook een verstandige invulling van AI-geletterdheid.
Een AI-gebruiksrichtlijn in tien punten
Afspraken over AI op de werkvloer die je deze week regelt
- Maak een overzicht. Welke tools voor AI op de werkvloer gebruiken jullie (Workspace, Microsoft 365, ChatGPT, telefoons), en welke functies staan aan?
- Controleer de beheerinstellingen. Bepaal in de Admin console per afdeling of groep of Gemini en de Windows-app aanstaan. Zet uit wat je nog niet hebt beoordeeld.
- Kies zakelijke accounts. Spreek af dat werk alleen via zakelijke accounts met AI-tools loopt, niet via privéaccounts op werkapparaten.
- Deel gegevens in drie categorieën in. Wat mag er altijd in (openbare informatie), wat alleen in goedgekeurde zakelijke tools (interne documenten), en wat nooit (bijvoorbeeld medische gegevens, wachtwoorden, vertrouwelijke contracten)?
- Controleer verwerkersovereenkomsten. Dekken de afspraken met je leveranciers de AI-functies, en is vastgelegd of gegevens voor training worden gebruikt?
- Houd een mens verantwoordelijk. Wat AI schrijft voor klanten, offertes of publicaties, wordt gecontroleerd door de medewerker die het verstuurt.
- Wees alert op taal. De nieuwe Gemini-functies werken bij de start alleen in het Engels. Controleer Nederlandse output extra, zeker in klantcommunicatie.
- Wees open naar klanten. Communiceert een AI-systeem rechtstreeks met klanten, maak dat dan duidelijk.
- Geef een korte training. Een uur over wat de tools kunnen, waar ze fouten maken en wat de afspraken zijn, werkt beter dan een lang beleidsdocument.
- Plan een herziening. Kijk elk kwartaal of er nieuwe functies zijn bijgekomen en of de richtlijn nog klopt.
Standaardassistent of maatwerkautomatisering?
Voor AI op de werkvloer is een assistent in Workspace of op de pc sterk in taken die binnen die omgeving blijven: een mail opstellen, een document samenvatten, een vergadering plannen. Zodra een proces over meerdere systemen loopt, stuit je op grenzen. Gemini kan binnen Workspace werken, maar je boekhoudpakket, CRM, planningssoftware of webshop zitten daar niet vanzelf in.
| Situatie | Wat meestal past | Let op |
|---|---|---|
| Mails, documenten en vergaderingen binnen Workspace | De standaardassistent, met duidelijke afspraken | Beheerinstellingen en taal controleren |
| Terugkerende taak die gegevens uit meerdere systemen combineert | Een automatisering met koppelingen en een AI-stap | Rechten per koppeling beperken |
| Proces waarin per geval beoordeeld moet worden wat de volgende stap is | Een AI-agent met afgebakende tools en goedkeuring | Logboek en menselijke controle vanaf de start |
| Werk met gevoelige gegevens of Nederlandstalige klantcommunicatie | Een oplossing waarbij je model, dataverwerking en taal zelf kiest | Dataresidentie en kwaliteit van de output testen |
Een voorbeeld: een installatiebedrijf dat werkbonnen uit een planningssysteem wil omzetten naar facturen in het boekhoudpakket, met een nette samenvatting per klant, heeft weinig aan een assistent in de mailbox. Daar is een koppeling tussen de systemen nodig, met AI op de plek waar tekst beoordeeld of geschreven moet worden. Kijk bij zo’n traject eerst welk proces het meeste tijd kost en waar fouten het minst schadelijk zijn.
Conclusie
AI op de werkvloer komt deze maand ongevraagd mee met Gemini in Workspace, de Gemini-app op Windows en, buiten de EU, Siri AI op de iPhone. Dat maakt het vooral een kwestie van beheer en afspraken: weten wat er aanstaat, bepalen welke gegevens erin mogen, verwerkersafspraken controleren en medewerkers kort trainen. Houd rekening met de beperkingen, zoals de Engelstalige start van de nieuwe Gemini-functies. En waar AI op de werkvloer over meerdere systemen moet werken, kijk je verder dan de standaardassistent.
Bronnen
- Google Workspace Updates, Create content, schedule events, and coordinate tasks across Workspace regardless of what app you are in (9 september 2026)
- Google Workspace Updates, The Gemini desktop app is now available for Windows (11 september 2026)
- Apple Newsroom, Siri AI, a profoundly more capable and personal assistant, is here (14 september 2026)
- Cloud Security Alliance, EU AI Act’s High-Risk Deadline: Deferred, Not Cancelled (1 augustus 2026)
- Gibson Dunn, EU AI Act Omnibus Agreement: Postponed High-Risk Deadlines and Other Key Changes (27 mei 2026)
- CBS, Gebruik van AI-technologie door Nederlandse microbedrijven (16 maart 2026)
AI inzetten waar de standaardassistent ophoudt
We helpen bij afspraken over AI-gebruik en bouwen automatiseringen die je systemen verbinden, met AI op de plekken waar het werk echt oplevert.
Bekijk AI-automatisering
Eerst het proces in kaart · Afspraken over data vanaf de start
Meer lezen: training en begeleiding bij het werken met Claude, zeven veiligheidseisen voor een AI-agent, of een chatbot implementeren die echt werkt.
Veelgestelde vragen over AI op de werkvloer
Staat de Gemini-app voor Windows automatisch aan in mijn organisatie?
Volgens Google staat de functie standaard aan voor organisaties waar Gemini al is ingeschakeld. Beheerders kunnen de app aan- of uitzetten via de instellingen voor generatieve AI in de Workspace Admin console. Medewerkers hebben er zelf geen instelling voor.
Werken de nieuwe Gemini-functies in het Nederlands?
De functie waarmee Gemini over Workspace-apps heen documenten maakt, mails opstelt en vergaderingen plant, werkt volgens Google bij de start alleen in het Engels. Google meldt dat er later meer talen bijkomen, maar noemt geen datum. Controleer Nederlandstalige output daarom extra.
Kunnen medewerkers in Nederland Siri AI al gebruiken?
Nog niet op iPhone, iPad en Apple Watch. Apple schrijft dat Siri AI in de EU op iOS, iPadOS en watchOS in eerste instantie niet beschikbaar is. De uitrol begint in het Engels, met Frans, Japans, Koreaans, Portugees en Spaans in oktober. Nederlands wordt niet genoemd.
Heb ik als klein bedrijf afspraken nodig over AI op de werkvloer?
Een lang beleidsdocument is meestal niet nodig, maar duidelijke afspraken wel. Leg vast welke tools en accounts zijn toegestaan, welke gegevens er niet in mogen, wie output controleert en hoe je klanten informeert. Voor wettelijke verplichtingen in je eigen situatie raadpleeg je de officiële bronnen en een jurist.
Wanneer is een standaardassistent niet genoeg?
Als een proces over meerdere systemen loopt, zoals een planningssysteem, boekhoudpakket en CRM, of als je zelf wilt bepalen waar gegevens worden verwerkt. Een assistent voor AI op de werkvloer, zoals Gemini in Workspace, werkt vooral binnen die omgeving. Voor processen daarbuiten is een automatisering met koppelingen of een afgebakende AI-agent vaak geschikter.
